6- Encoraje os participantes com ouvido atento.
Sem uma atmosfera de respeito, você não pode esperar uma participação activa. Muitas pessoas simplesmente não falarão num ambiente onde não se sintam à vontade. A forma como você responde a uma contribuição pode reforçar – ou negar – suas palavras. Mostre que você está aberto a diferentes pontos de vista. E desencoraje comportamentos inapropriados dos outros. Por exemplo, corte os que interrompem: “Entendo que você discorde, mas vamos deixar Maria concluir seu pensamento antes de discutirmos.”
Encoraje outros, com perguntas pertinentes, tais como, “Luis acha que não temos dados suficientes para tomar uma decisão. O que o resto de vocês pensa sobre isso?”
Chame as pessoas reconhecendo seus conhecimentos, “Luisa, eu sei que você tem experiência nesse tipo de projecto, o que acha disso?”
7- Reveja no final.
Quando o tempo tiver terminado, conclua a reunião. Resuma as opiniões, decisões e os próximos passos a serem tomados.
8- O relatório deve ser entregue em tempo razoável.
Você deve enviar um rascunho da acta da reunião e avaliar os interessados. A versão final deve ser encaminhada assim que os interessados forem localizados e incluídos. Para ambos, estabeleça prazos de acordo com a complexidade do que foi discutido e decidido na reunião.
Ou seja, quanto antes acontecer, melhor.
Fonte: CIO - Gestão, Estratégias e negócios em TI para líderes corporativos.
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