Oito dicas contra reuniões improdutivas (1)

1- Marque somente reuniões necessárias.

Pense com simplicidade: Quando os colaboradores estão numa reunião, não estão produzindo. O salário pago a cada um para estar numa reunião e a quantidade de trabalho perdido coletivamente, ao mesmo tempo, deveriam ser considerados quando questionada a importância da reunião.
Seu propósito deve ser a tomada de decisão, a solução de um problema, a resposta a uma querela ou a seleção de um fornecedor. Além disso, cada uma dessas questões diz respeito somente a algumas pessoas e só elas devem ser chamadas. “Existem assuntos legítimos, mas eles só dizem respeito a X pessoas; o resto ficará aborrecido, sentindo que há coisas mais importantes a serem feitas.”

2- Elimine reunião de actualização ou reduza sua freqüência.

Muitas reuniões simplesmente actualizam a situação das áreas, entregam relatórios, anunciam novos sistemas e assim por diante. “Fazer uma pequena actualização, em geral, não é uma boa razão para chamar uma reunião.” Essas informações poderiam, na maioria dos casos, ter sido passadas de outra forma; eletronicamente, por exemplo. Para aqueles que consideram as reuniões o momento de entrosamento da equipa, então “se você quiser entrosamento na equipa, faça isso, mas coloque o nome correto.” Se falta entrosamento há uma forma melhor de promovê-lo.
Algumas empresas, porém, podem achar difícil deixar de realizar reuniões com todos juntos.

(continua)