3- Crie uma agenda.
Criar uma proposta clara e uma estrutura para condução dos temas é crucial. Deve saber identificar a chave para o ponto central da reunião, ou aquela coisa que precisa acontecer para poder dizer: “Sim, essa reunião foi um sucesso”. Inclua o objectivo na ordem de trabalhos para que todos estejam cientes da proposta da reunião. Dias antes da data estabelecida, solicite itens para a ordem de trabalhos aos outros participantes e inclua-os. Certifique-se de a enviar para todos os participantes com antecedência.
4- Prepare a forma de conduzir a reunião e não somente os assuntos a tratar.
Se vai conduzir a reunião, precisa sentar e pensar o que pode acontecer. “Como darei prosseguimento à reunião se "tal" coisa acontecer? E se uma pessoa chave não aparecer? Ou se a tecnologia não funcionar?
5- Reveja a ordem de trabalhos e os objetivos no início da reunião.
O segredo para manter uma reunião no rumo pretendido é resumir os assuntos a serem discutidos e aquilo que você espera da reunião. Por exemplo, “Estamos aqui hoje para rever nossas opções de venda e até o final do encontro precisamos estreitar nossas opções em apenas três tipos.”
(continua)
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